Office & Hospitality Manager pour le Lafayette Anticipations H/F à PARIS

Sous la responsabilité de la Directrice et de la Directrice adjointe, l'Office & Hospitality Manager est en charge des missions suivantes :

1. Office Management

- Véritable couteau suisse, l'office manager est au service des équipes et apporte de manière transversale le support opérationnel et administratif nécessaire au bon fonctionnement général de la Fondation.

- Coordination des réunions de l'équipe :
Mise en place des réunions de l'équipe (comité des possibles, réunions thématiques, etc.)
Coordination des différents agendas (privatisations, publics, équipes, évènements, salle de réunion, etc),
Rédaction des ordres du jour des réunions d'équipe, rédaction et archivage des comptes rendus des réunions équipe,
Gestion du planning des salles de réunion,
Accueil des rendez-vous de la direction et de l'équipe (mise en place des petits déjeuner et réunions importantes),
Gestion opérationnelle des services généraux
Gestion du courrier et des appels téléphoniques
Gestion du courrier et distribution auprès de l'équipe,
Accompagnement sur la gestion des envois (Ups, Fedex, etc),
En charge du standard de la direction et de la boîte mail contact.
Coordination des services aux équipes : commande de fournitures et autres.

2. Hospitality Management

- L'hospitality manager veille à humaniser le lieu de travail, il œuvre au bien être au travail, assure le confort et l'animation de l'équipe et des collaborateurs de la Fondation, et plus particulièrement des artistes.

- Œuvrer au bien être de l'équipe
En charge des outils collectifs « bien-être » de l'équipe (espaces communs, petites attentions, etc),
Coordination des sorties et moments forts de l'équipe
Création et organisation de sorties et moments d'équipe (pots de départ, Team Bulding)
Veille Culturelle à destination de l'équipe (ouvrir l'équipe à la découverte).
Coordination de l'appartement, accueil des artistes et des collaborateurs
Planification du calendrier de l'appartement des artistes et des invités de la Fondation.
Préparation d'outils pour le séjour des artistes (adresses utiles etc).
Contact privilégié pour tout sujet logistique et/ou organisationnel lié à l'accueil et au séjour des artistes ou à leur résidence, ainsi que les collaborateurs de la Fondation.

3. Coordination spécifique pour la direction

L'Office et Hospitality Manager est également chargé de la coordination de certains sujets plus spécifiques à la direction :
- Tri et affectation du courrier et des invitations,
- Veille autour des sujets et des évènements du groupe Galeries Lafayette en collaboration avec l'assistante du président de la Fondation,
Relations Publiques avec les homologues et les institutions culturelles partenaires, nationales et internationales (prise en main du fichier contacts - Eudonet)
- Evènements culturels
- Administratif (rédaction de courriers...)

Profil :

- Expérience professionnelle de 3 ans minimum
- anglais bilingue
- Maîtrise d'outils informatiques : Suite adobe, traitement de texte, outils web, mailing…
- Connaissances du milieu culturel français et international

Aptitudes personnelles :

- Autonome, motivé.e, esprit d'initiative, dynamique, organisé.e, polyvalent.e, vous gérez efficacement les priorités et aimez travailler en équipe
- Vous avez le sens de la confidentialité et d'une bonne aisance à l'oral et à l'écrit en français et en anglais.