Stagiaire Assitant(e) de Direction & Services Généraux (H/F) à Paris

L’assistant(e) de site / chargé(e) de services généraux a pour mission de proposer des initiatives, des services, des procédures et un accompagnement aux salariés du site, dans le but d’améliorer leurs conditions de travail et leur expérience collaborateur sur le site d’Aubervilliers.

Voici, entre autre, les différentes missions qui pourront être confiées, sous la supervision de l'assistante Glass Siège et DTI: 

• Gestionnaire téléphonie mobile, matériel informatique : suivi des dotations, préparation des matériels en lien avec les services informatiques locaux, ouvertures et fermetures de lignes téléphoniques et gestion des forfaits.
• Accompagnement des nouveaux arrivants et des mouvements de salariés, Gestion des départs :

Demande de badge

Création des identifiants et gestion des droits sur les différents systèmes informatiques, Windows, voyages, notes de frais, modification des droits, des liens hiérarchiques et des imputations comptables en fonction de l’évolution de l’organisation, …

Accueil et présentation des procédures du site

Récupération du matériel au moment du départ

Suppression des identifiants et des droits sur les différents systèmes informatiques, Windows, voyages, notes de frais, suppression des lignes téléphoniques…

• Coordination voyage:

Relai et communication des informations voyages

Aide a la planification des voyages dans les outils de gestion des voyages

Aide à la récolte des documents nécessaire à l’obtention des visas de déplacement

Rédaction des lettres de missions

Contact avec l’agence de gestion des visas

Communication sur les procédures principales de demande de visa

Coordination de la gestion des cartes de dépenses corporate

• Assistanat de Direction

Organisation des voyages complexes pour quelques Directeurs de la structure

Saisie des notes de frais suite aux déplacements de ces Directeurs

Aide à l’organisation de réunions internes, réunions internationales, réservations de salles de réunion, de services et prestations externes, organisation de rendez-vous, diners, …

Demande de plateaux repas et pauses pour les réunions

Organisation buffets et pots de départ

• Vie du site & services généraux

Coordination des chantiers pilotés par SGR – demandes d’intervention et suivi des réalisations

Commande des fournitures et du petit matériel informatique – gestion et renouvellement des stocks, suivi des dotations.

Covid : suivi des consommables et des dotations sur les EPI covid : masques, gel, …

Dotation et suivi des EPI classiques

Gestion des déménagements et proposition d’aménagement des bureaux : chantiers 5S, optimisation des espaces de travail, du confort et du cadre de travail des salariés

Pilotage des entreprises extérieures intervenant dans ces projets le cas échéant

Gestion des plans de préventions pour les entreprises extérieures intervenantes sur site (travaux et prestataires)

Gestion des services externes plantes, fontaines à eau, café, photocopieurs,...

Gestions du courrier entrant et sortant

Profil:

Etudiant dans les services généraux / assistanat de direction

Appétence pour les sujets techniques et l’amélioration continue

Français, l’anglais est un plus dans la communication avec nos salaries non francophones

Aisance avec les outils informatiques de base (office)

Une bonne organisation et réactivité face aux imprévus sont indispensables tout comme une aptitude à proposer des solutions et à gérer des priorités de manière autonome.

Il/elle sera en contact permanent avec les collaborateurs et les prestataires, avec la gestion en parallèle de plusieurs dossiers, un bon sens du relationnel sera essentiel, tout en sachant faire preuve de fermeté lorsque c’est nécessaire.

Communicant enthousiaste avec le sens du service et du travail en équipe, à l’écoute de ses clients internes dans le but d’améliorer l’expérience collaborateur de nos salariés.

Environnement multinational et multilingue

Localisation à Aubervilliers, la capacité à se rendre sur site rapidement en cas d’urgence est un plus

Relations de travail quotidiennes:

• Travaille au quotidien sous la supervision de l’Assistante de Direction du Siège de Glass France et de la DTI – a distance ou sur place
• Travaille au contact des services généraux SGR et prestataires externes
• Travail en relation avec les ressources humaines du site
• Travaille en relation étroite avec les salariés du site de la DTI Aubervilliers

Saint-Gobain, leader mondial de l'habitat, conçoit, produit et distribue des matériaux de construction en apportant des solutions innovantes sur les marchés en croissance des pays émergents, de l'efficacité énergétique et de l'environnement. Saint-Gobain est une maison accueillante, sûre et ouverte sur le monde, dans laquelle on entre pour un parcours.

Les missions principales de la Direction Technologie et Performance Industrielle sont d'assurer un accompagnement des pays et métiers du Groupe sur les activités suivantes: feuilles de route industrielles (standards, benchmark, performance, énergie, CO2, savings, …), programmes R&D pour les métiers de la Construction, Investissements et Achats stratégiques, Allocation de capacité entre les pays et Programmes d'excellence opérationnelle avec les savings associés (World Class Manufacturing, World Class Supply Chain, 4.0, Applications digitales pour l’Industrie, …).