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Alternance Gestionnaire ISH

Description du poste

Poste

Fondée en 1765, la prestigieuse Maison de Cognac Hennessy est un des fleurons du leader mondial du luxe, le Groupe  LVMH. Reconnue pour la qualité de ses produits, sa constante recherche de l'excellence et de l'innovation, la Maison Hennessy occupe une place de premier plan dans le monde des spiritueux premium et réalise 99% de son chiffre d'affaires à l'export. Hennessy souhaite accueillir un(e) alternant(e) au sein de son institut social :

Missions :

Accueillir et renseigner les salariés et retraités sur les aides dont ils peuvent bénéficier et les dossiers

à compléter

Etre en charge de la billetterie

  • Assurer la vente de billets (piscine, patinoire, cinéma, spectacles...)
  • Vérifier quotidiennement les mouvements de caisse : pointer les entrées et sorties

Etre en charge des prestations de l'Institut social (colonies de vacances, bourses linguistiques, aides à

l'éducation, chèques vacances, voyages à l'étranger.....)

  • Rencontrer les prestataires pour étudier les nouvelles offres
  • Effectuer des commandes auprès des prestataires. Réceptionner et contrôler les factures
  • Diffuser les offres via intranet et la rédaction de notes
  • Réceptionner et contrôler les dossiers d'inscription. Vérifier que le salarié/retraité peut bénéficier de l'offre en fonction de critères. Soumettre les dossiers à la commission pour étude. Après validation, saisir l'inscription pour déclencher le virement ou éditer une facture.
  • Organiser les voyages/déplacements (réservation des titres de transport, hébergement, restauration, visa, autorisation de déplacement....)
  • Communiquer au salarié/retraité le suivi de son dossier
  • Effectuer un suivi des dépenses de chaque prestation versus le budget

Mutuelle

  • Suivre les cotisations mutuelle des retraités : faire un avenant auprès de la mutuelle pour tout nouveau retraité et contrôler par individu les montants de cotisations à chaque trimestre. Avertir la mutuelle et l'adhérent tout changement de cotisations.
  • Transmettre à la Mutuelle tout changement (adresse, enfants, numéro de sécurité de sociale) des adhérents actifs ou retraités

Organisation de réunions (assemblé générale ISH et mutuelle....)

  • Organisation logistique des réunions (réservation de salles, préparation du matériel, convocations....)
  • Préparer les supports et participer aux réunions et rédiger un compte rendu si nécessaire

Donner des instructions de travail à l'Assistant Administratif et au comptable

Assurer l'assistanat administratif

  • Réaliser l'accueil téléphonique, prendre les messages et les transmettre
  • Rédiger des courriers, envoi, mise sous pli, envoi de DHL...
  • Mettre à jour les bases de données liées à l'activité.
  • Mettre à jour l'intranet ISH
  • Effectuer des statistiques sur les adhérents actifs et retraités/ sur les ventes des prestations
  • Effectuer le classement et l'archivage des dossiers
  • Effectuer les commandes de fournitures et les consommations internes

Profil

 

Formation : Bac

Compétences techniques :

>  Connaissance des procédures et instructions

>  Maîtrise des outils bureautiques et du Pack Office

Compétences Humaines :

>  Etre à l'écoute

>  Aisance relationnelle

>  Rigueur

>  Capacité d'organisation

>  Sens du service

>  Confidentialité

 


Information à l'attention des candidats

Poste basé à Cognac (Charente), à pourvoir à partir de début octobre.

Date de publication

31-10-2017

Plus d'Informations

Permis de conduire FR/EU exigé
Non
Voiture exigée
Non
Lettre de motivation exigée
Non